Póliticas

INTRODUCCIÓN

Sabemos la importancia que tienen tus Datos Personales y tu privacidad, por eso, somos respetuosos en el tratamiento de tus datos.

Con nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) establecemos los mecanismos para cuidar y tratar la información y los Datos Personales de los Titulares, para que puedan conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente Política.

Al inscribirte como usuario/cliente o aceptar expresamente nuestra Política, nos autorizas para los usos y tratamientos de los Datos, de la forma en que aquí se describe.

Nos reservamos el derecho de modificar esta Política de tiempo en tiempo.

DEFINICIONES

Ten en cuenta las siguientes Definiciones de la presente Política:

“Aviso de Privacidad”: comunicación verbal o escrita para dar a conocer a los Titulares, la existencia de la Política y el objetivo de la recolección de los datos.

“Autorización”: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de Datos Personales.

“Base de Datos”: conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.

“Consulta”:  solicitud del Titular para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos de Total Fiat.

“Datos Anonimizados”: datos que no identifican de manera personal al Titular ni a otros Usuarios/clientes y que pueden utilizarse por Total Fiat para la administración y el análisis estadístico.

“Dato personal”: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

“Dato público”: son todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.

“Datos Sensibles”: datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, (e.g., datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como la huella dactilar, entre otros).

“Encargado del Tratamiento”: persona o entidad que realiza el tratamiento de Datos Personales, a partir de una delegación que le hace el Responsable del Tratamiento, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos. 

“Plataforma”: se refiere a la plataforma web y/o aplicación móvil de Total Fiat.

“Reclamo”: solicitud del Titular para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para advertir que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos.

“Responsable del Tratamiento”: persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

“Titular”: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

“Tratamiento”: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales como, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión de los Datos Personales, entre otros.

“Transmisión”: tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos a terceros cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

“Transferencia”: tratamiento de Datos Personales que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento.

“Usuario”: toda persona que haga uso de la Plataforma, así como clientes de los servicios de Total Fiat.

OBJETIVO Y FINALIDAD

El presente documento tiene por objeto reglamentar las actividades relacionadas con el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales que componen las Bases de Datos de Tratamiento de Total Fiat, tales como aquellas de proveedores, clientes, usuarios, terceros, empleados, accionistas, de conformidad con la normatividad aplicable, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento, garantizando su confidencialidad.

MARCO NORMATIVO

La Política se regulará por lo dispuesto en ella y, para aquellas situaciones no reguladas en el presente documento, se estará a lo dispuesto por las siguientes normas:

• Artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia;
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 y 1266 de 2008;
• Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015.

DATOS PERSONALES QUE RECOLECTAMOS

Total Fiat podrá recolectar los siguientes tipos de Datos Personales:

• Datos de Registro: si el Usuario/cliente desea acceder a los servicios ofrecidos por Total Fiat a través de la Plataforma, deberá registrarse en la Plataforma suministrando los siguientes datos: dirección de correo electrónico, nombre completo, un nombre de usuario y una contraseña. Así mismo, al realizar el registro Total Fiat podrá captar la dirección del Protocolo de Internet (IP), la dirección de la página web visitada antes de utilizar la Plataforma, el tipo de navegador y su configuración, la fecha y la hora en que se utilizaron los servicios, información sobre la configuración del navegador y los complementos, y las preferencias de idioma. Con la creación de tu perfil podrás subir una foto en la Plataforma. Tu foto será visible para cualquier persona permitida para ver tu perfil.

• Datos proporcionados por la organización: si alguna organización a la que perteneces quiere que tengas un usuario en Total Fiat, la organización podrá proporcionarnos ciertos Datos Personales como tu nombre completo, número de cédula, número celular, correo electrónico, compañía en la que trabajas, cargo que ocupas, o lugar en donde estudias.

• Datos de Pago: los Usuarios/clientes que adquieren una versión paga de los Servicios deberán proporcionar a Total Fiat (o a sus procesadores de pago) detalles de facturación como información de la tarjeta de crédito, información bancaria y/o una dirección de facturación. Por temas de seguridad, Total Fiat no almacena esta información en sus Bases de Datos.

• Datos de contenido: Total Fiat recopila datos del contenido desarrollado por el Usuario/cliente en la Plataforma, así como datos relacionados con comportamiento y uso del producto y servicio, y comentarios.

• Datos de Proveedores y/o Contratistas: los proveedores o contratistas de Total Fiat que sean personas naturales, podrán, para la ejecución de las obligaciones contractuales que le correspondan, proporcionar ciertos Datos Personales como nombre completo, número y tipo de identificación, dirección para efectos de notificaciones, entre otros que exija el contrato que se suscriba con ellos.

• Datos de encuestas y/o concursos: Total Fiat podrá darte la oportunidad de participar en encuestas o concursos en relación con los servicios que presta. Si participas, podremos requerir Datos Personales que podrán incluir información de contacto y de tu ubicación.

• Datos de empleados: Para el desarrollo del objeto social, es necesaria la contratación de personal, por lo que Total Fiat debe recopilar, almacenar, utilizar y, realizar actos relacionados con el tratamiento de datos personales, de posibles candidatos a ser empleados y de sus empleados. Por lo tanto, el tratamiento de la información personal contenida en la base de datos de empleados, consiste en:

• Trámites necesarios para la contratación de personal.
• Aportes a seguridad social, prestaciones sociales y reportes de accidentes de trabajo.
• Formación de personal.
• Exámenes médicos y de seguridad.
• Selección y promoción de personal.
• Recopilación de información familiar.
• Obligaciones legales y contractuales de los contratos de trabajo.

• Datos de accionistas: Se debe contar con información personal de los socios de la compañía, por lo que se recopilan datos personales que permiten facilitar el cumplimiento de los estatutos sociales, obligaciones tributarias, contables, comerciales y financieras. Por lo tanto, el tratamiento de la información personal contenida en la base de datos de accionistas, consiste en:

• Tener canales de comunicación con los titulares de los datos personales.
• Cumplir obligaciones de la compañía.
• Pago de dividendos o utilidades.

Total Fiat podrá solicitar otros Datos Personales que considere conveniente en su momento, sobre los cuales, se dará estricto cumplimiento a lo establecido en la Política y en la normatividad vigente aplicable.

DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS

• Conocer, actualizar y rectificar tus Datos Personales frente al Responsable o los Encargados del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
• Presentar solicitudes ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a tus Datos Personales, y a que éstas entreguen la información.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
• Revocar Autorización y/o solicitar la supresión de Datos Personales de las bases de datos, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento el responsable o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
• Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a tus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente o, a nuevas políticas de tratamiento de la información.
• Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
• Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control del responsable para ejercer los derechos que la Ley otorga a los Titulares.
• Conocer el proceso para presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre tus Datos Personales.

DATOS PERSONALES SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

Total Fiat se abstendrá de recolectar o realizar el tratamiento de Datos Personales Sensibles o de menores de edad, a la luz de lo dispuesto en el artículo 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012.

PRINCIPIOS Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En Total Fiat aplicamos la normatividad y los principios establecidos para la protección de datos personales de las Bases de Datos, que corresponden a:

1. Legalidad: El tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la norma.
2. Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima.
3. Libertad: El tratamiento debe tener el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
4. Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Transparencia: El tratamiento debe garantizar el derecho del titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
6. Acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y por las personas y circunstancias previstas en la ley.
7. Seguridad: El tratamiento debe garantizar la seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Confidencialidad: El Tratamiento debe garantizar la reserva de la información.
9. Temporalidad: Una vez se cumpla la finalidad por la que se recolectaron los datos, debe cesar su uso y adoptarse medidas que aseguren su eliminación. En caso de necesitarse la permanencia, debe ser en cumplimiento de la ley u orden judicial, o conservarse para fines históricos o estadísticos.

Total Fiat tratará los datos estrictamente necesarios para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

• Dar cumplimiento a obligaciones legales que le correspondan.

• Cumplir con los términos de servicio acordados.

• Llevar a cabo las gestiones necesarias para registrar, confirmar y actualizar la información del Usuario/cliente y para efectos de resguardar la seguridad de su información.

• Promocionar y ofrecer los beneficios asociados a programas de formación profesional e informar de eventos y sorteos, descuentos, promociones, nuevos productos, encuestas de satisfacción y para mejorar la experiencia de los Usuarios/clientes de Total Fiat.

• Brindar apoyo al Usuario/cliente y responder sus dudas en relación con los Servicios.

• Enviar al Usuario/cliente publicidad propia y/o de terceros.

• Realizar perfilamiento de hábitos de consumo.

• Elaborar modelos de comportamiento y predicción para utilizarlos con fines estadísticos, históricos, de estudios de mercados, entre otros, en cuyos casos sus datos se utilizarán dentro de lo posible en forma anonimizada, esto es, no siendo posible identificar la identidad de la persona a quien estos pertenecen.

• Total Fiat podrá, en algunos casos, y previo informar al Usuario/Cliente grabar conversaciones telefónicas, almacenar logs y conservar dichas conversaciones y logs con el objeto de mantener la calidad de los servicios, de verificar instrucciones y prevenir fraudes.

• Cumplir el objeto de la relación comercial o civil que se hubiere adquirido con los Titulares.

• Mantener comunicación directa con los Titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales.

• Cumplir con la propuesta de valor y el nivel de servicio ofrecido a cada segmento de clientes y proveedores.

• Transmitir, Transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas, aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que la Compañía encargue para realizar el Tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables u ofrezcan sus productos, información o servicios a juicio de Total Fiat puedan ser de interés del Titular.

• Transmitir, Transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que la Compañía participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación, adquisición y/o enajenación de activos.

• Definir perfiles de consumo de sus clientes, con el fin de realizar análisis estadísticos o mejorar los procesos de mercadeo y venta de los servicios y/o productos.

• Realizar reportes ante las bases de datos de operadores de información crediticia y de naturaleza comercial.

• Realizar invitaciones a eventos, mejorar servicios, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con Total Fiat.

• Auditar, estudiar y analizar la información de las bases de datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los productos y/o servicios que ofrece la Compañía, diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos.

• Administrar nuestros Sitios y las cuentas de los usuarios registrados, analizar tendencias y mejorar la funcionalidad de nuestro Sitio.

Total Fiat solo tratará los Datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y los usos autorizados en esta Política. En adición a lo mencionado en otras secciones, el Titular expresamente autoriza a Total Fiat para el Tratamiento de sus Datos Personales.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En virtud de la Política, el Responsable del tratamiento de los datos personales es Total Fiat, quien se encargará del tratamiento de los datos personales y de dar respuesta a las consultas, reclamos, quejas o peticiones realizadas por los titulares, personas determinadas por la ley y las autoridades competentes.

Total Fiat, por regla general, actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, sin embargo en algunos casos podrá actuar en calidad de Encargado, caso en el cuál, realizará el tratamiento de conformidad con los lineamientos establecidos por el responsable de dicho tratamiento. En todo caso, Total Fiat garantiza que, incluso actuando en calidad de Encargado de los Datos Personales, lo realizará con observancia de las leyes aplicables y garantizando que exista autorización del Titular.

DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones de la ley, la autorización del titular.
• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.
• Actualizar, rectificar o suprimir los datos, conforme lo dispone la norma.
• Tramitar las consultas y reclamos.
• Informar, a solicitud del titular, el uso dado a sus datos.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se presenten violaciones a la seguridad y existan riesgos en la administración y tratamiento de la información de los titulares.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
• Abstenerse de circular información controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Al momento de suministrar voluntariamente tus datos y/o conceder la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular:

• Autoriza expresa e inequívocamente a Total Fiat para realizar el Tratamiento sobre sus Datos Personales, de conformidad con esta Política y la ley.

• Fue informado y comprende las medidas de seguridad que Total Fiat implementa para brindar protección a los datos personales que recolecta y, por tanto, acepta las mismas.

El término de la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales será desde que se otorga la Autorización, hasta el día en que Total Fiat se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

La autorización del Titular no será necesaria cuando corresponda a:

• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Las medidas de seguridad con las que cuenta Total Fiat buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, y usos y accesos no autorizados. Para ello, Total Fiat de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES

Una vez cumplida con la finalidad del Tratamiento, Total Fiat procederá a la supresión o eliminación de los datos de los Titulares. Total Fiat evaluará semestralmente la información de los Titulares, y de acuerdo con sus características y su estado, procederá a elegir aquellos Datos que considere a su discreción que deben ser suprimidos o eliminados.  Para los efectos, tendrá en cuenta si existen derechos en cabeza de los Titulares que impidan la supresión de los Datos o si existen deberes legales, contractuales o constitucionales que impidan la eliminación.

USO DE COOKIES

El Titular acepta que Total Fiat puede hacer uso de Cookies y otras tecnologías similares, tanto en la Plataforma, sus contenidos, servicios, como en los correos electrónicos enviados a los Titulares, con la finalidad de, entre otras, propósitos de autenticación, registrar las actividades en la Plataforma, mejorar la funcionalidad de la misma, optimizar los productos o servicios ofrecidos, analizar tendencias del mercado, analizar la información demográfica de quienes visitan la Plataforma y hacen uso de los servicios que la mismo ofrece, evaluar la eficacia de la publicidad del mismo, comportamiento de consumo de los usuarios de la Plataforma y resultado de las actividades allí ejecutadas, determinar quién ha abierto el correo electrónico enviado y el formato en que lo hace. Estas herramientas permiten la obtención de, entre otras, información referente al tipo de navegador y el sistema operativo que se utiliza, la dirección IP, el tiempo que se permanece en la Plataforma y el número de visitas realizadas a la Plataforma, el uso de la misma, entre otros.

Los Titulares pueden configurar su navegador para deshabilitar y eliminar las Cookies, en cuyo caso, a pesar de que se podrá continuar visitando la Plataforma, el acceso a determinadas características de la Plataforma se pueden restringir.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS DE HABEAS DATA

El Titular podrá ejercer sus derechos directamente o a través de su causahabiente, representante legal o persona designada por este, de conformidad con lo establecido en la ley.

En caso que el Titular desee ejercer sus derechos de habeas data (i.e., consulta, queja, solicitud de modificación, rectificación o actualización, solicitud de supresión, notificación de infracción), deberá enviar un correo electrónico. Dicho correo deberá estar dirigido a Total Fiat y se deberá especificar: (i) nombre e identificación del Titular o la persona legitimada, junto con el documento soporte que lo faculte (en caso de presentarse por tercero autorizado); (ii) descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) pretensiones, (iv) dirección física o electrónica para remitir la respuesta; y (v) documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Total Fiat responderá la solicitud en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.

En caso de que Total Fiat no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.

La solicitud de supresión de los datos no procederá cuando exista una obligación contractual o legal en cabeza de Total Fiat que le impida hacerlo.

El Titular sólo podrá elevar queja ante la autoridad competente una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Total Fiat en los términos establecidos en la Política.

CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Total Fiat es respetuoso de los derechos fundamentales a la intimidad, libertad de expresión y al buen nombre de los Titulares, razón por la cual, para los efectos de garantizar tales derechos, se abstendrá de divulgar parcial o totalmente la información confidencial a cualquier persona que no haya sido autorizada previamente e instruirá a todas aquellas personas que eventualmente tengan acceso a la información confidencial sobre la forma de manipulación, utilización, manejo de medidas de seguridad y demás, para que dicha información permanezca con el debido manejo y protegida.

DATOS DE CONTACTO

Dependiendo de la naturaleza de la respectiva base de datos, Total Fiat podrá ostentar la calidad de Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento de información personal que componga la respectiva Base de Datos, para lo cual, los datos de contacto de Total Fiat son:

• Razón Social: SERVICIOS Y SUMINISTROS FG S.A.S. 
• NIT: 901465798
• Teléfono: 3182821240
• Dirección: Cra 12 # 188A-10
• Ciudad: Bogotá
• Correo Electrónico: gerenciatotalfiat@gmail.com

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Esta política se encuentra vigente desde su publicación y podrá ser actualizada y/o modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de Total Fiat.

Cualquier cambio, modificación o actualización en la Política, será comunicado oportunamente a los Titulares de forma eficiente, lo cual podrá realizarse mediante la publicación en los portales web de la Compañía.